Cosa scrivere nel brief per un evento aziendale?
Vi suggeriamo 3 elementi chiave da inserire nel brief che vi aiuteranno ad ottenere il meglio dalla vostra agenzia di eventi e ad ottimizzare i tempi di risposta.
Per capire l’importanza di questi elementi, proviamo prima a guardare cosa accade nella testa di un event planner quando riceve il vostro brief.
Indice dei contenuti
Nella mente del planner
Moltissime cose succedono nella mente di un planner esperto mentre sta scorrendo il vostro brief:
Raggruppa le informazioni fondamentali
Comincia a scartare tutto quello che non è assolutamente adatto
Vaglia le opzioni più ovvie per aprire un varco a quelle più creative
Proietta immagini mentali in cui “vede” i nodi di maggiore complessità
Forse torna un attimo indietro per ricontrollare un paio di punti…
In pratica, a fine lettura il planner ha già una serie di idee molto interessanti su cui cominciare a lavorare dopo i test di fattibilità. Un risultato ideale per poter rispondere in tempi brevi al cliente.
Allora, in mancanza di quelle informazioni cosa farà?
Naturalmente proverà a chiederle all’azienda. Se l’azienda non ha le risposte, bisognerà procedere per tentativi.
Alla fine, anziché ricevere, come alcuni credono, un’offerta più creativa e libera dal vincolo di dettagli specifici, probabilmente riceverete schemi già utilizzati in passato e soluzioni meno personalizzate.
Insomma, un’opportunità persa per il cliente, per voi.
Gli elementi essenziali da inserire nel brief
Certo, creare un brief dettagliato porta via tempo perché è necessario fare un’analisi iniziale piuttosto complessa.
Vediamo allora quali sono le informazioni principali da inserire per ottenere il meglio dalle agenzie di eventi. Ne abbiamo scelte tre.
1. Obiettivo e Scopo dell’evento - con un esempio
L’obiettivo di un evento e lo scopo possono dare informazioni molto diverse.
Proviamo a immaginare un esempio. Decidete di organizzare un evento e lo scopo dell’evento è quello di festeggiare i 20 anni di vita della vostra azienda.
Le attività che si possono considerare per un evento del genere sono tante e, se l’agenzia di eventi riesce ad organizzarle senza intoppi, lo scopo è raggiunto.
L’obiettivo, invece, potrebbe essere quello di cogliere l’occasione per migliorare l'employer branding dell’azienda e valutare alcune soft skills dei dipendenti, per esempio la capacità di lavorare in team.
In questo caso, le attività che l’agenzia di eventi potrà proporre sono diverse. I risultati potranno essere valutati in parte a fine evento e in parte nei mesi successivi.
2. Chi partecipa all’evento
Il numero di partecipanti è un dato fondamentale, non c’è dubbio, ma per progettare un evento è decisivo sapere qualcosa in più sugli ospiti.
Anzi, diciamo che l’organizzatore vorrebbe sapere praticamente tutto, però può accontentarsi di età, ruolo in azienda e provenienza geografica.
Queste informazioni vanno prese sempre con attenzione, per non lavorare sulla base di stereotipi. Però, certo, aiutano a immaginare le aspettative dei partecipanti. Organizzare un viaggio incentive per un gruppo di manager quarantenni francesi non è la stessa cosa che organizzarlo per i ventenni della forza vendita di un’azienda italiana.
Anche sapere che i partecipanti hanno tutti età e provenienza diversa è un dato molto utile per l’agenzia.
C’è, al contrario, un tipo di informazione che a volte viene fornito come se fosse rivelatorio, ma che il planner deve valutare con molta attenzione: il gruppo di partecipanti composto da soli uomini o sole donne.
Quest’informazione da sola non può – non dovrebbe - determinare il tipo di attività da proporre.
3. Il budget - non abbiate paura dell’effetto ancoraggio!
L’elemento budget a volte è un punto spinoso. Infatti, nella fase iniziale, alcune aziende decidono di non indicare quali costi hanno stanziato per l’evento. Difficile che il cliente non si sia fatto un’idea di quanto è disposto a investire, definendo almeno un range o un tetto massimo di spesa. Più probabilmente, si tratta di una forma di negoziazione o un modo per mettere in competizione le migliori agenzie di eventi. Forse l’azienda vuole evitare l’effetto ancoraggio, cioè quell’effetto cognitivo per cui il nostro cervello tende ad ancorarsi alla prima cifra che ha visto o che ha sentito pronunciare. In questo caso, l’agenzia di eventi potrebbe pensare che l’offerta debba aggirarsi intorno alla cifra stanziata anche se in realtà l’evento potrebbe costare meno. Nel caso degli eventi aziendali, però, le offerte vengono generalmente dettagliate per singola voce di costo, giorno per giorno. Potrete quindi valutare se l’offerta è coerente con i valori di mercato in considerazione del livello di qualità, di creatività e di sicurezza che l’agenzia di eventi è in grado di offrire. Per l’agenzia, invece, avere un’idea del budget è fondamentale per calibrare tutte le parti dell’offerta, consigliare eventuali modifiche e decidere in che modo la creatività debba sopperire a un limite di spesa. In definitiva, un brief ben strutturato aiuta l’azienda ad avere chiari scopo, KPI e budget e aiuta l’agenzia di eventi a preparare la migliore offerta in tempi brevi.