EVENTI SCIENTIFICI DI SUCCESSO
Abbiamo riassunto per voi alcuni degli eventi scientifici di successo che abbiamo realizzato in questi ultimi anni come Professional Congress Consultant and Organizer di congressi medico - scientifici in presenza, ibridi o virtuali.
Da conferenza in presenza a evento virtuale e infine ibrido
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Evento scientifico: ESSDERC-ESSCIRC European Solid-State Devices Research and Circuits Research Conference.
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Media partecipanti: circa 600, da tutto il mondo, con numeri in continua crescita.
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Obiettivo: L’Evento è un Forum europeo annuale che ha lo scopo di presentare e discutere i progressi nell’ambito dei dispositivi e dei circuiti a stato solido.
ESSDERC-ESSCIRC è la principale Conferenza Europea sulla tecnologia dei semiconduttori, che si tiene ogni anno in una diversa città europea.
La Conferenza non ha alle spalle una Società Scientifica di riferimento: gode infatti dello status di IEEE Conference che ne certifica il valore scientifico e la visibilità presso le comunità di riferimento, ma non è coinvolta a livello organizzativo.
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IEEE è la più vasta organizzazione tecnica e professionale al mondo, il cui core business è il progresso scientifico e tecnologico in tutti i campi.
Le due Conferenze che di fatto costituiscono l’evento hanno mezzo secolo di vita, poiché ESSDERC è giunta alla 54ª edizione, ESSCIRC alla 48ª.
Dunque, la governance scientifica è nelle mani di uno Steering Committee, mentre la responsabilità economica e organizzativa delle Conferenze è nelle mani dell’organizzatore che se ne assume la responsabilità.
IL VALORE AGGIUNTO DI SISTEMA CONGRESSI
Il nostro primo contatto con la Conferenza ESSDERC-ESSCIRC risale al 2014, quando la Conferenza è stata organizzata a Venezia con un grande successo di partecipazione e un salto di qualità rispetto alle edizioni precedenti.
Per questo, gli organizzatori dell’edizione successiva, che si sarebbe tenuta in Austria, hanno trovato naturale rivolgersi a noi di Sistema Congressi per replicare un evento scientifico di successo come quello dell’edizione precedente.
Ne è nata una collaborazione che è stata recentemente “istituzionalizzata” con la partecipazione di due rappresentanti di Sistema Congressi a tutte le riunioni dello Steering Committee e con l’affidamento delle edizioni 2023 in Portogallo, 2024 in Belgio e 2025 in Germania.
ELEMENTI ESSENZIALI DI UN EVENTO SCIENTIFICO ANNUALE
Le Conferenze che si ripetono negli anni sviluppano procedure e modalità difficili da trasmettere all’organizzatore dell’edizione successiva.
Ci è stata affidata la costruzione di un modello organizzativo in grado di garantire la continuità e le specificità della Conferenza, con particolare riferimento a:
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Attività di comunicazione
La comunicazione include lo sviluppo e aggiornamento del sito web, l’ottimizzazione dei contatti mediante l’implementazione e l’aggiornamento di mailing list.
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Attività di fund raising
Ci occupiamo di incremento dei contatti, e quindi delle risorse economiche disponibili per la Conferenza, con le Aziende che in tutto il mondo operano nei settori di interesse della Comunità ESSDERC – ESSCIRC.
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Supporto al programma
In questo caso parliamo di supporto al coordinamento del programma e all’attività di revisione dei contributi scientifici ricevuti.
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Definizione e aggiornamento del budget
Sistema congressi è responsabile della gestione finanziaria ed amministrativa, con l’acquisizione della Partita IVA del Paese nel quale si tiene la Conferenza, finalizzata a generare il miglior risultato economico.
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Identificazione della sede
Un’attività che naturalmente è di nostra competenza è l’identificazione della sede che ospita la Conferenza insieme a tutti i servizi necessari, come allestimenti, audiovisivi, catering, ristorazione, eventi sociali.
Grazie ad una collaborazione tanto intensa, i rapporti sviluppati con la Comunità di riferimento sono diventati sempre più importanti.
L’approccio resiliente alla crisi COVID 2020 e 2021, con lo sviluppo di formati virtuali ed ibridi, ha ulteriormente rafforzato la collaborazione, con ricadute positive che hanno portato all’acquisizione di altri eventi scientifici di valore in campi affini.
La reputazione di ESSCIRC-ESSCDERC ne è uscita rafforzata, con ottime prospettive di sviluppo per gli anni a venire.
Nuovi format per gli eventi scientifici
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Cliente: Gruppo Uro-Oncologico del Nord Est (Associazione GUONE).
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Obiettivo Principale: La diffusione e l'accrescimento delle conoscenze mediche nel campo della Urologia Oncologica, in particolar modo l'aggiornamento del personale sanitario dell'Italia del Nord-Est.
Sistema Congressi gestisce la Segreteria Generale di GUONE e si occupa anche della Segreteria Organizzativa dei numerosi eventi scientifici, anche con l’erogazione di crediti formativi ECM.
Fino al 2019, gli eventi di uno o due giorni si sono svolti esclusivamente in presenza. A partire dal 2020, con l’esigenza di organizzare eventi scientifici online, Sistema Congressi ha supportato GUONE nell’organizzazione di eventi totalmente online.
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La Sfida: Trovare format e tecnologie adatte alle diverse tipologie di incontri organizzati da GUONE e all’erogazione dei crediti formativi ECM
LA SOLUZIONE: EVENTI MOLTIPLICATI
Oggi, con il supporto di Sistema Congressi, GUONE ha potuto ampliare il numero di eventi proposti proprio grazie alla modalità virtuale.
Siamo così arrivati nel 2022 a definire quattro principali format per circa 30 eventi scientifici virtuali in modo che i contenuti possano coprire l’intero ambito delle patologie uro-oncologiche.
Si va dagli incontri virtuali più o meno rapidi, di aggiornamento e scambio di informazioni su casi clinici complessi, in alcuni casi anche con un taglio giornalistico, al vero e proprio progetto formativo. Abbiamo poi sviluppato un format specifico anche per gli eventi scientifici in presenza.
RISULTATO PER IL CLIENTE E PER SISTEMA CONGRESSI: MAGGIORI OPPORTUNITA' DI INCONTRO
Siamo riusciti a capovolgere una situazione che poteva rappresentare un grosso ostacolo alla diffusione delle conoscenze mediche campo della Urologia Oncologica, cioè al raggiungimento degli obiettivi dell’associazione GUONE.
La creazione di format pensati ad hoc per le diverse esigenze di confronto e aggiornamento ha invece creato maggiori opportunità di incontro per i soci di GUONE, salvaguardando l’attività degli sponsor.
Una grande soddisfazione per Sistema Congressi e per Ask-Isa.