L'Agenda 2030 ci porta a interrogarci sulla necessità di organizzare eventi sempre più sostenibili con tutto ciò che ruota intorno ad essi, come trasporti, consumo energetico, utilizzo del cibo avanzato, impatto sociale sulle città che li ospitano.
La sostenibilità degli eventi è destinata a diventare nell'immediato futura una condizione così comune da non doverla più distinguere dall’organizzazione degli eventi in generale.
Abbiamo una comune necessità di raggiungere i diciassette obiettivi dell’Agenda 2030 per uno sviluppo sostenibile e tra questi i più urgenti riguardano la lotta al cambiamento climatico e la salvaguardia dell’ambiente.
Indice dei Contenuti
Cosa si intende con eventi sostenibili?
Gli eventi sostenibili non sono eventi a impatto zero, perché questo è un obiettivo praticamente impossibile da raggiungere.
Sono invece eventi progettati e realizzati in modo da avere un impatto ridotto sull’ambiente e da compensare quello che danneggiano.
La sintesi di evento sostenibile ce la fornisce lo United Nations Environment Programme, secondo cui un evento sostenibile è un evento ideato, progettato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita.
La valutazione di sostenibilità, quindi, si basa su tre aspetti:
Economico
Sociale
Ambientale
Gli eventi digitali sono sostenibili?
La tecnologia digitale che ci consente di restare connessi a distanza è un patrimonio a disposizione di chi organizza eventi.
Se però pensiamo che gli eventi digitali siano automaticamente eventi green, dobbiamo pensare di nuovo: secondo le stime, l’insieme di computer, centri dati e network consumano il 10% dell’energia mondiale. Anche la tecnologia ha un impatto sull’ambiente, insomma.
Se è vero che ognuno di noi può fare qualcosa utilizzando in modo consapevole le risorse a disposizione, anche le aziende possono fare qualcosa per minimizzare l’impatto dei propri eventi sull’ambiente.
Sarà anche utile per la comunicazione dell’azienda sul proprio sito, ai propri clienti e agli stakeholders.
Come organizzare eventi sostenibili?
Nella maggior parte dei casi, un evento aziendale ha senz’altro una ricaduta positiva per la comunità che lo ospita, coinvolgendo fornitori del posto e favorendo l’utilizzo di strutture e infrastrutture locali.
Spesso poi l’evento genera un turismo di ritorno quando i partecipanti sono così soddisfatti dell’esperienza fatta da voler portare anche familiari e amici nello stesso posto per vivere una parte di quella esperienza.
Ricordiamo però che, perché un evento sia sostenibile, anche gli aspetti relativi alla ricaduta sociale ed economica vanno pianificati fin da subito.
Per esempio, consideriamo che anche il corretto rapporto di lavoro con i fornitori e gli impiegati fa parte della sostenibilità sociale ed economica - quindi, una condotta etica che va rispettata da chi organizza e da tutta la filiera.
Sono molti gli aspetti che vanno presi in considerazione quando si deve organizzare l’evento in pratica e andiamo a vederne alcuni anche molto semplici da applicare per avviare un processo virtuoso.
Chi li organizza: la segreteria organizzativa sostenibile
Tutta la fase di organizzazione dell’evento sostenibile può essere gestita stando attenti a ridurre al minimo i documenti stampati e utilizzando carta riciclata ogni volta che è possibile.
Semplici azioni, come spegnere i computer lasciati inutilizzati, durante la pausa pranzo o di notte, per esempio, sono una buona pratica che vale per tutti gli strumenti elettronici e che, nel caso di PC e laptop, è utile anche a salvaguardare la privacy dei dati che stiamo gestendo!
Dove organizzare gli eventi sostenibili: scegliere la location e valutare i trasferimenti.
Le location che scegliamo sono parte integrante del progetto green e devono essere anch’esse attrezzate per il corretto smaltimento dei rifiuti, per l’efficienza energetica, per il tipo di cibo che propongono, per la riduzione degli sprechi.
Dovremo preferire location raggiungibili con i mezzi pubblici o con trasporti di breve durata tramite servizi di navetta o transfer privati.
Per alcuni tipi di evento non sarà possibile prendere in considerazione gli spostamenti con mezzi pubblici o in bicicletta, a meno che questi non diventino parte integrante delle attività e dell’esperienza che stiamo disegnando per i partecipanti.
Immaginiamo, per esempio, di accompagnare i partecipanti in bicicletta alla sede dell'evento passando attraverso parti del centro storico di Roma che non sono altrimenti accessibili. Oppure di utilizzare la metropolitana di Napoli, considerata una delle più belle d'Europa.
Potremo comunque preferire ristoranti raggiungibili a piedi dalla sede principali, magari con una breve passeggiata che si trasformi in un’occasione per esplorare una parte della città.
Certo, l’impatto maggiore è dato dai trasferimenti dei partecipanti in treno o in aereo per raggiungere la destinazione in cui si svolge l’evento.
Questo impatto può essere mitigato attraverso l’acquisto di crediti di carbonio, con i progetti di riforestazione e con l’utilizzo di vettori che abbiano una politica di carbon offset, cioè di riduzione di emissioni di carbonio.
L’organizzazione dell’evento in modo che sia pienamente usufruibile anche da remoto, quindi con un format ibrido, è ovviamente un altro modo per ridurne l’impatto globale.
Illuminazione green
Possiamo scegliere un’illuminazione a LED per l’evento, o meglio, preferire location che utilizzino l’illuminazione a LED.
Le lampadine a LED durano dalle 10mila alle 50mila ore, a seconda del colore e dell’utilizzo. Quindi durano decisamente più a lungo delle lampadine a incandescenza.
Inoltre, funzionano a bassa potenza e quindi possono essere ricaricate con fonte energetiche alternative come vento e sole. È utile scegliere le lampade LED anche per le illuminazioni degli spazi esterni, sono facili da posizionare.
Catering
Sappiamo già che l’utilizzo della plastica va evitato o almeno limitato, quindi ben vengano brocche e bottiglie d’acqua in vetro quando è possibile – considerando anche le necessità di sterilizzazione.
Lo stesso vale per tutta la posateria e gli elementi dell’apparecchiatura anche se stiamo pensando di servire finger food.
I menù dovranno contenere prodotti di stagione, a filiera corta, acquistati sul posto.
Al termine dell’evento, il cibo non consumato potrà essere recuperato e distribuito a chi ne ha bisogno, come anche noi facciamo sempre per i nostri eventi nell'ambito delle nostre politiche di Corporate Social Responsibility.
Gli scarti andranno invece correttamente smaltiti in modo da poter essere effettivamente utilizzati per il compostaggio.
Lo smaltimento dei rifiuti è un passaggio fondamentale e, perché sia efficace, la raccolta differenziata va fatta sulla base delle regolamentazioni che possono cambiare anche molto da una località all’altra.
Per questo, è necessario verificare le procedure di smaltimento con il catering incaricato.
Regali e gadget
Se stiamo organizzando un evento che prevede l’uso di gadget o di regali per gli ospiti, sarà bene sceglierli tenendo conto delle aspettative di chi parteciperà all’evento.
Altrimenti, il rischio è che siano immediatamente buttati via o abbandonati di lì a poco tempo, andando ad accumularsi ai rifiuti indifferenziati.
Sarà meglio scegliere regali utili che favoriscano l’artigianato locale.
Il ruolo dei planner negli eventi sostenibili
I planner hanno senz’altro un ruolo essenziale nel favorire l'utilizzo di pratiche sostenibili all'interno degli eventi.
Noi possiamo guidare le aziende e orientare le scelte in modo da minimizzare l’impatto degli eventi sull’ambiente e contribuire quindi al raggiungimento di alcuni degli obiettivi dell’Agenda 2030.
È una bella responsabilità che però regala la soddisfazione di contribuire al benessere locale e globale.