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CHI SIAMO

AGENZIA DI ORGANIZZAZIONE EVENTI E CONGRESSI

Sistema Congressi è un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi e congressi in tutta Italia e in Europa, dal 1984. 

In questi anni, abbiamo messo a punto un processo certificato di analisi e progettazione e siamo in grado di:

Fissare chiaramente gli obbiettivi

del cliente

Individuare le aspettative dei partecipanti

Selezionare

le sedi e

i fornitori più adatti per ottimizzare

il budget

Determinare le procedure di sicurezza necessarie per l'evento

PERCHÈ SISTEMA CONGRESSI

ci sono molti buoni motivi per scegliere Sistema Congressi

Siamo un’azienda all’avanguardia e con una lunga esperienza, premiata per la capacità di portare innovazione nell’organizzazione degli eventi.

Dedichiamo importanti investimenti alla formazione e all'aggiornamento del nostro staff, per rafforzare le competenze professionali che sono alla base della qualità dei nostri servizi.

Abbiamo completato un percorso di certificazione ISO 9001 per la progettazione, l’organizzazione e la realizzazione di Congressi Scientifici, Convegni ed Eventi Aziendali.

Abbiamo una vasta esperienza nella gestione degli aspetti finanziari e fiscali degli eventi, anche quelli più complessi.

Insomma, su di noi potete contare! Il nostro senso di responsabilità ci stimola a mettere a disposizione le nostre competenze per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi!

Esplorate le nostre pagine dedicate ai nostri servizi per gli eventi:

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UNA BELLA STORIA ALLE SPALLE                            

un futuro ricco di opportunità

Sistema Congressi nasce nel 1984 da un’idea di Marisa Sartori, founder e CEO dell’azienda.

Siamo stati la prima società a Padova nella consulenza ed organizzazione congressuale a servizio completo. Partendo da Padova, abbiamo poi iniziato ad operare su tutto il territorio italiano e oggi anche in tutta Europa.

 

Negli anni ci siamo affermati in ambito nazionale e internazionale come un'azienda moderna e flessibile, capace di offrire sempre risposte innovative alle esigenze dei clienti, con entusiasmo e disponibilità e nel rispetto di tempi e costi.

 

Clienti esigenti ci hanno stimolato ad intraprendere un cammino che ci ha messo in grado di offrire competenze che includono il marketing e la comunicazione degli eventi, le applicazioni informatiche e web più avanzate, la competenza fiscale ed amministrativa necessaria ad affrontare con tutta tranquillità i progetti più complessi.

 

Da noi la differenza è fatta dalle persone: responsabili di progetto con un'esperienza pluriennale nella produzione di progetti complessi. E un continuo investimento in formazione che dà i suoi frutti nel garantire la nostra affidabilità.

COME LAVORIAMO

A fianco dei nostri clienti nella ricerca dell'eccellenza 

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Abbiamo a cuore gli OBBIETTIVI dei nostri Clienti, e lavoriamo senza sosta per contribuire a raggiungerli secondo la nostra politica della Qualità

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La nostra parola chiave è IDENTIFICAZIONE: le aspettative del Cliente meritano impegno e dedizione

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CI SIAMO SEMPRE: il nostro senso di responsabilità ci stimola a mettere a disposizione competenze in continua evoluzione

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Sappiamo bene che il progetto di partenza evolverà pian piano verso il prodotto finale. Siamo attrezzate per affrontare gli IMPREVISTI, positivi o negativi che siano

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Abbiamo rispetto dell'investimento dei nostri Clienti, sappiamo come MASSIMIZZARLO con il valore aggiunto della nostra competenza

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Siamo in grado di selezionare e formare il team che seguirà ciascun specifico progetto, per GARANTIRE le migliori competenze

Image by Christin Hume
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Dedichiamo importanti investimenti alla FORMAZIONE e all'aggiornamento del nostro staff, nella convinzione che il rafforzamento delle competenze professionali sia alla base della qualità dei nostri servizi

Da oltre trent’anni mi occupo dell’organizzazione di eventi scientifici e corporate. Collaboro con aziende e associazioni in Italia e all’estero e per me la più grande soddisfazione è quella di essere per i clienti un partner di fiducia che sa comprendere le loro esigenze.

 

Oggi più che mai, l’event planner è chiamato a tenere il passo con le esigenze di un mercato in trasformazione. I temi che riguardano ciascuno di noi come salute e sicurezza, digitalizzazione, inclusività, protezione dell’ambiente e Corporate Social Responsibility fanno parte del mondo moderno e, quindi, sono centrali anche per il processo di organizzazione degli eventi.

 

MARISA SARTORI

Founder & CEO Sistema Congressi srl

TEAM

Il nostro capitale, i vostri interlocutori

Management

Management
 

È responsabile della efficace gestione e dello sviluppo delle  risorse aziendali. Definisce gli obiettivi e le strategie, mette a disposizione le risorse; pianifica le attività con l'obiettivo dello sviluppo di un prodotto all'altezza delle aspettative dei clienti. Opera secondo una visione strategica, finalizzata a massimizzare il risultato dei progetti affidati all'azienda.

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Responsabile
Segreteria ECM

È responsabile della complessa procedura che porta all'accreditamento dell'evento in campo sanitario, con riferimento al Sistema Nazionale ECM e allo UEMS-EACCME (European Accreditation Council for Continuous Medical Education). Affianca il Comitato Scientifico del Provider ECM nella definizione del piano formativo annuale, ed è il referente della Commissione ECM per gli adempimenti necessari.

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Web Master

È responsabile, insieme al Project Manager e al Graphic Designer, dell'implementazione del sito web del progetto. Ne cura la produzione, con l'obiettivo di massimizzarne la visibilità. Provvede al continuo adattamento del sito e ne verifica l'indicizzazione sui principali motori di ricerca. Segue lo sviluppo di applicazioni social che aumentino la condivisione dei partecipanti al progetto.

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Project Manager
 

È l'interlocutore principale del nostro Cliente, centralizzando su di sé la visione globale dell'evento; gli obiettivi di comunicazione e quelli economici sono sotto il suo diretto controllo. E' la figura che, interagendo con la Direzione Aziendale, fissa gli obiettivi economici dell'evento e l'allocazione delle risorse umane e materiali. E' il punto di contatto per tutti i fornitori dell'evento, e provvede alla distribuzione delle attività all'interno del team dedicato.

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Social Media
Manager

Condivide con il Cliente I contenuti e gli obiettivi del progetto, individuando i Social Media che meglio rispondono alle esigenze e curando l'implementazione del progetto di comunicazione. Provvede a misurare e condividere con il Cliente i risultati conseguiti, adeguando l'attività agli obiettivi finali.

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isa

Interactive System Assistant, è l’ultima arrivata nel team di Sistema Congressi e Comunicazione per guidarvi nel mondo degli eventi a distanza |interattivi | virtuali |ibridi. ISA identifica i contenuti centrali della comunicazione dell’evento, e le soluzioni giuste per centrare l’obiettivo. Analizza i contenuti e l’audience e seleziona i formati più immersivi e coinvolgenti, senza dimenticare la misurazione degli obiettivi strategici per la vostra organizzazione. Visita:

 www.ask-isa.com

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Registration
Management

È la figura di riferimento per la gestione dei partecipanti e tutte le attività ad essi legate: è responsabile dell'implementazione del modulo di iscrizione relative allo specifico evento, provvede all'elaborazione delle iscrizioni ricevute e ai relativi adempimenti amministrativi, assicura l'assistenza di partecipanti che ne fanno richiesta, aggiorna regolarmente il Committente e il Responsabile di Progetto sullo stato delle iscrizioni ricevute.

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IT Consultant
 

È la figura di riferimento per la complessa attività di gestione, misurazione e controllo delle attività condotte. Cura l'adeguamento dei software utilizzati alle esigenze dell'evento, ne verifica costantemente la funzionalità. Progetta le applicazioni che si rendono via via necessarie sulla base delle esigenze dei Clienti e delle novità del mercato IT.

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Quality Manager

In una Società certificata ISO è la figura che assicura che le politiche per la Qualità, definite dalla Direzione Aziendale, vengano adottate dallo Staff secondo le procedure e i sistemi di controllo previsti. Suggerisce alla Direzione Aziendale l'adozione di politiche che assicurino il perseguimento della massima soddisfazione del Cliente, esplicite ed implicite, con l'erogazione di un prodotto in grado di rispondere alle aspettative.

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Graphic
Designer

È la figura creativa del team. Condivide con il Cliente e la Project Manager la ricerca del logo e dell'immagine grafica coerente con gli obiettivi del progetto. Cura l'adattamento grafico e l'impaginazione dei testi e sovraintende alla verifica dei materiali prodotti.

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Ufficio Stampa

È responsabile della comunicazione del progetto sui media tradizionali. Supporta il Cliente e il Project Manager nella condivisione dei contenuti del progetto, identifica i Media più adatti e ne cura i contatti e le modalità. Organizza Conferenze Stampa e predispone la documentazione a consuntivo delle attività effettuate.

PROGETTIAMO INSIEME IL PROSSIMO EVENTO

PREMI e CERTIFICAZIONI

SISTEMA CONGRESSI ha vinto gli FCE AWARD 2022. Il riconoscimento premia i protagonisti della meeting industry italiana che portano innovazione nel settore dei congressi e degli eventi. Sistema Congressi ha ricevuto il premio per il progetto Askisa
“Un paesaggio sconosciuto è motivo sufficiente per mettersi in viaggio” [Paul Theroux]: consapevole del fatto che non fosse possibile adottare una soluzione per il format virtuale/ibrido uguale per tutti, la società ha accompagnato ogni cliente nella ricerca e nella scelta delle soluzioni più coerenti con la molteplicità, le criticità e le più diverse esigenze dell’evento.

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SISTEMA CONGRESSI è socio FEDERCONGRESSI dalle sue origini nel 2004. FEDERCONGRESSI è l'Associazione nazionale di primo livello che rappresenta unitariamente le imprese pubbliche e private ed i professionisti che svolgono attività connesse con il settore dei congressi, convegni, seminari ed eventi aggregativi, di formazione continua in medicina, di DMC, di incentivazione e di comunicazione.

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SISTEMA CONGRESSI è una delle 13 Imprese italiane che ha ottenuto la certificazione PCCO ACADEMY, dove la seconda C sta per consultant. Si tratta di un percorso di formazione di carattere innovativo e di alta qualità, che rappresenta uno dei più efficaci mezzi a disposizione per migliorare la professionalità e acquisire vantaggi competitivi sostanziali. Il percorso si è articolato lungo un anno di incontri formativi su tematiche che spaziano dalla gestione del cliente al marketing, dall'innovazione della comunicazione all'impatto delle nuove normative italiane ed europee nell'ambito degli eventi medico-scientifici alla corrette fiscalità negli eventi; dalle metodologie di incremento del profitto dei congressi ai modelli di sponsorizzazione; dall'engagement di collaboratori, clienti e partecipanti alle tecniche di negoziazione. Le Aziende sono state selezionate sulla base della loro dimensione, capacità produttiva ed esperienza sul mercato. Sistema Congressi ha partecipato al Gruppo di Lavoro che per un anno ha lavorato alla definizione delle tematiche e dei relatori di questo importante progetto formativo.

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SISTEMA CONGRESSI infine è certificata ISO 9001: 2015 per la seguente attività:
 

"Progettazione, organizzazione e gestione

di congressi scientifici, convegni e corporate events"

I processi sotto qualità sono i seguenti:

  • Gestione della commessa

  • Iscrizioni

  • Gestione sponsor

  • Gestione Stampati

  • Gestione Relatori

  • Gestione abstracts

  • Gestione ECM – Educazione Continua in Medicina

  • Gestione Fornitori e Hostess

  • Gestione Segreterie Delegate

 

La Certificazione di Qualità, processo nel quale siamo impegnate dal 2005, ricomprende sotto di sé i processi principali oggetto della nostra attività. E' quindi la garanzia di servizi e prestazioni realizzati secondo criteri e procedure rigorose, condivise da tutto lo staff aziendale.

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MISURE ANTI-COVID

La salute prima di tutto!

SISTEMA CONGRESSI lavora a tutela della salute di tutte le parti coinvolte negli eventi organizzati.
 

Abbiamo adottato il Protocollo “Documento di valutazione del rischio (DVRE)” redatto dal Gruppo di Lavoro di Federcongressi&eventi, alla quale siamo associati, appositamente costituito e partecipato da rappresentanti di diverse categorie di operatori che costituiscono la filiera della Meeting Industry italiana. Il Protocollo, per sua natura, è soggetto a revisioni continue che saranno basate sull’evoluzione normativa e sulle segnalazioni di aspetti specifici, criticità e problematiche particolari che potranno essere rilevate dai soci di Federcongressi&eventi grazie alla loro esperienza sul campo.

PROTOCOLLI E INFORMATIVE PER EVITARE IL CONTAGIO:

MISURE PREVENZIONE CONTAGIO:

NOI SOSTENIAMO

Corporate Social Responsibility

Sistema Congressi aderisce al progetto FOOD FOR GOOD.

Attraverso Banco Alimentare ed Equoevento mettiamo in contatto i responsabili delle società di catering con le Onlus del territorio dove si svolge l'evento che organizziamo, affinché questa provveda al recupero del cibo in eccesso al termine di ogni pranzo e cena previsti durante gli eventi gestiti da noi.

Meno sprechi, più solidarietà!

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COMPANY PROFILE

Presentazione Corporate

PROGETTIAMO INSIEME IL PROSSIMO EVENTO